Bagian Surat Resmi

Bagian-bagian Surat Resmi

Keterangan:

1.    Kepala surat

2.    Tanggal surat

3.    Nomor Surat

4.    Lampiran

5.    Hal atau perihal surat

6.    Alamat

7.    Salam pembuka

8.    Isi

9.    Salam Penutup

10. Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas

11. Tembusan

12. Inisial
Keterangan yang lebih jelas mengenai bagian-bagian surat tersebut diuraikan satu per satu di bawah ini.

1 Penulisan Kepala Surat

Sesuai dengan namanya, kepala surat selalu terletak di bagian atas isi surat. Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4) nomor kontak pos, (5) alamat kawat, dan (6) lambang dan logo.

Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi, termaksud di dalamnya telepon, kontak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital, kecuali kata tugas. 

Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jalan Dr. Setiabudi Nomor 229 Bandung-40154 Telepon (022)2013163 – 3013164)
faksimile (022) 20133651 E-mail: inter@proxl.ikip-bdg.ac.id

Untuk perusahaan, dapat ditambahkan nama cabang dan nama bankirnya.
Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Nama instansi jangan disigkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, Badan Bimas, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Bimbingan Masyarakat.

b. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl., tetapi Jalan
c. Kata Telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun, atau terpun dan jangan pula disingkat menjadi Tlp., Tilp., atau Telp.
d. Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan jangan disingkat K.Pos atau Katpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.

e. Kata alamat kawat hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Alamat Kawat dan jangan digunakan Cable Anddress. 

f. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah.

2 Penulisan Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung. Selain itu, perlu diperhatikan hal berikut: Sebelum tanggal surat tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat

a.    Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, dan ditulis dengan cermat, misalnya Januari, Februari, Agustus atau November, bukan Jan, Feb, atau Nov.
b. Nama bulan hendaklah ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November, bukan Pebruari, Nopember 

Contoh penulisan tanggal surat.
KEPALA SURAT

22 Oktober 1986

Contoh kesalahan penulisan tanggal surat

KEPALA SURAT

Jakarta, 04 Juli 1985

Kesalahan penulisan tanggal surat seperti tertera di atas adalah sebagai berikut:
a. Pencatuman nama kota diiringi tanda koma, angka tanggal yang diikuti oleh tanda hubung, nama bulan yang ditulis dengan angka diiringi tanda hubung dan angka tahun (Jakarta, 22-3-1990)

b. Pencantuman nama kota diikuti tanggal, bulan, tahun yang diikuti oleh tanda titik koma (Jakarta 22 Maret 1990;)

c. Tanggal yang diikuti nama bulan dan tahun yang disingkat (22 Mrt 1990)
d. Tanggal yang diikuti tanda titik, diikuti nama bulan yang ditulis dengan angka dan diikuti angka tahun yang disingkat (22.04.98)

3 Penulisan Nomor Surat, Lampiran Surat, dan Perihal
Kata Nomor, Lampiran, dan Perihal diawali huruf kapital dan diikuti tanda titik dua. Penulisan kata Nomor, Lampiran, dan Perihal dapat disingkat menjadi No., Lamp., dan Hal., tetapi harus taat asas.
Nomor surat dan kode dibatasi garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.

Nomor Surat Salah Nomor Surat Benar

Nomor: 110/U/PPHPBI/2006.= Nomor: 110/U/PPHPBI/2006
No.: 110/U/PPHPBI/2006.= No.: 110/U/PPHPBI/2006

Nomor: 007/KSH-1/IV/2001

Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka. Misalnya:
Nomor: 10.10.3.03.90 atau

No. : 10-10-3-03-90 

Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika tidak ada, kata Lampiran tidak ditulis. Jumlah barang ditulis dengan huruf jika satu atau dua kata dan dengan angka jika lebih dari dua kata. Awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.
Contoh Salah Contoh Benar

Lampiran: 5 (lima) berkas Lampiran: Lima berkas

Lamp.: 2 (dua) eksemplar Lamp.: Dua eksemplar

Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca lain. Pokok surat harus menggambarkan isi surat.

Contoh Salah

Perihal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran Ujian Dinas Tingkat III Departemen A
Hal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran Ujian Dinas Tingkat III Departemen A
Perihal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT 

Hal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT

Contoh Benar
Perihal : Permohonan tenaga pengajar 

Hal. : Permohonan tenaga pengajar 

Perihal : Penyeragaman bentuk surat 

Hal. : Penyeragaman bentuk surat

4 Penulisan Alamat Surat

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk yang pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk yang kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas dibawah bagian Hal atau sebelum kata pembuka.
Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan daripada di sebelah kanan atas karena kemungkinan pememnggalan tidak ada hingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan.
Penulisan Alamat Surat 

a. Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama)
b. Nama diri penerima surat diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.

c. Penulisan alamat penerima surat juga harus lengkap dan cermat serta informatif.
d. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup dituliskan Yth. dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Penggunaan kata Kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah. Apalagi kalau diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan asal.
e. Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudara, digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Jika digunakan nama bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak, dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu. Kata saudara cukup ditulis Sdr. Dengan huruf awal huruf kapital dengan tanda titik pada akhir singkatan itu. Kata ibu hendaklah ditulis penuh Ibu dengan huruf awal huruf kapital tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.
f. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat, seperti kapten atau kolonel kata sapaan ibu, Bapak, dan Drs. tidak digunakan.
g. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
h. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf awal huruf kapital tanpa tanda titik atau titik dua pada akhir kata itu. Nama jalan tau gang, nomor, Rt, dan Rw ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Nama kota atau wilayah perlu nama provinsi, tidak ditulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan tidak digarisbawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun, seperti tanda titik dan tanda hubung.
i. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya, nama jabatannya saja bukan nama inisialnya.
Penulisan Alamat Salah

a. KEPADA 

Yth. Bpk. SUKOCO

Kepala Biro Tata Usaha

Departemen B

JAKARTA

b. Kepada Bapak Kolonel Sangajianto

JALAN BARONDONG GARING 6

BANDUNGAN
SEMARANG

c. Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa

Jl. Daksinapati Barat IV

RAWAMANGUN
JAKARTA 13220

Penulisan Alamat Benar

a.    Yth. Bapak Sukoco

Kepala Biro Tata Usaha

Departemen A 

Jalan Sarlitan Raya 17

Jakarta

b.    Yth. Kolonel Sangajianto

Jalan Barondong Garing 6

Bandungan
Semarang

c.    Yth. Kepala Pusat Bahasa

Jalan Daksinapati Barat IV

Rawamangun
Jakarta 13220

5 Penulisan Salam 

Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1) salam pembuka dan (2) salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.

Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.

Salam pembuka yang lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan).

b. Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat).

c. Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dihubungkan tanda koma, bukan tanda titik, tanda seru, atau titik dua (Dengan hormat,)
Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:
Salam Pembuka Surat

Dengan hormat,

Salam sejahtera,

Saudara.....,

Saudara.....yang terhormat,

Ibu ........ yang terhormat, 

Bapak .....yang terhormat,

Salam Pembuka Khusus

Assalamu Alaikum wr.wb,

Salam Pramuka,

Salam perjuangan,

Merdeka,

Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat; Salam Sejahtera; Saudara Tuti yang Terhormat.
Penulisan ungkapam salam pembuka yang cermat adalah
Dengan hormat,

Salam sejahtera,

Saudara Tuti yang terhormat,

Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Huruf pertama kata hormat, salam, dan wasalam ditulis dengan huruf kapital.
b. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik atau tanda baca lain, atau tanpa tanda apa-apa.
Penulisan ungkapan salam penutup yang tidak cermat adalah
Hormat Saya.
Atau tanda baca lainya, atau tanpa tanda apa-apa.
Penulisan ungkapan salam penutup yang tidak cermat adalah
Salam Penutup

Hormat Saya. Salam Takzim,

Hormat Kami! Wasalam- 

Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah
Hormat saya,

Hormat kami, 

Salam takzim,

Wasalam,

6 Isi Surat

Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi, dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup.
Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan, atau permintaan.
a. Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa ....
b. Salah satu kegiatan Proyek Penelitian adalah meneliti sastra lisan Bugis. Sehubungan dengan itu, ...

c. Pada tanggal 14-18 Juli 2007 kami akan mengadakan Penataran Kebahasaan I. Tujuan Penataran itu adalah sebagai berikut.
d. Himpunan Pembinaan Bahasa Indonesia akan menelenggarakan Seminar Pengajar Bahasa Indonesia, pada tanggal 5-6 Februari 2007, di Wisma Samudra, Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta.
Paragraf Pembuka Berisi Jawaban

a. Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 10 Januari 2006, No. 05/Dilat/I/XI/2006 akan kami jawab sebagai berikut.
b. Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.

c. Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 2006, No 29/H/PU/2006, bersama ini kami kirimkan seberkas syarat perjanjian kerja.

Dalam paragraf ini dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.
Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Contoh paragraf penutup.

a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih

c. Besar harapan kami, Saudara memanfaatkan sumbangan kami
d. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara
Contoh ketidakcermatan dalam penulisan paragraf penutup seperti tertera di bawah ini.

a. Atas perhatianya, diucapkan terima kasih

b. Demikianlah harap maklum

c. Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu teerima kasih

d. Sambil menunggu kelengkapan data dan persyaratan tersebut di atas kami ucapkan terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya yang baik selama ini.

e. Demikian agar petunjuk Bapak Kepala Badan tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.

f. Demikian pemberitahuan kami atas perhatian dan kerja sama Saudara, disampaikan terima kasih.

Penulisan paragraf penutup itu dapat dicermatkan sebagai berikut.
a. Atas perhatian Saudara (Bapak), kami ucapkan terima kasih
b. Ungkapan Demikianlah harap maklum sebaiknya diubah menjadi Atas perhatian Saudara (Bapak), kami ucapkan terima kasih.
c. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.

d. Kami mengharapkan Saudara agar melaksanakan petunjuk Kepala Badan dengan sebaik-baiknya.

e. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

7 Penulisan Nama Pengirim

Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal sebagai berikut.
a. Penulisan tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri tanda titik.

c. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh:
Yang dianjurkan Yang tidak dianjurkan

1. Drs. Doni Susanto (Drs. DONI SUSANTO)
Kepala Kepala

2. Kepala Kepala Drs. Doni Susanto Drs. DONI SUSANTO
NIP 130130130 NIP. 130.130.130 

8 Penulisan Tembusan Surat

Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan nomor dan hal, serta sejajar dengan nama penanggung jawab surat. Tulisan tembusan disertai dengan titik dua (:) tanpa digarisbawahi.
a. Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu orang, rincian tembusan diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu, jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, rincian tidak diberi nomor.

b. Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.
c. Dalam tembusan tidak digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.
d. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjaadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.

e. Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip atau pertinggal karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.
Contoh:
Penulisan Tembusan yang Tidak Dianjurkan

a. Tembusan

1. Kepada Yth. Bapak Kepala Pengadilan Negeri Jakarta (sebagai laporan)
2. Bapak Marimutu Sinivasan (agar diperhatikan)

b. Tembusan yang terhormat:

Bapak Kepala Badan Pengujian

(sebagai laporan)

c. Tembusan:

1. Kepada Yth. Direktur

Pemilihan Bahan (sebagai laporan)

2. Yth. Kepala Bagian Perlengkapan

(untuk dilaksanakan)

3. Sdr. Dra. Sabaindah

4. Pertinggal.-

Penulisan Tembusan yang Dianjurkan

Tembusan:

Kepala Bagian Perlengkapan

Tembusan:
Kepala Pengendali Mutu

Tembusan:
Kepala Badan Pengujian

Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Badan

2. Kepala Bagian Perlengkapan

3. Dra. Sabaindah

9 Penulisan Inisial

Inisial atau sandi ditempatkan pada bagian paling bawah. Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan pengirim surat. Oleh karena itu, sebaiknya ditulis surat yang diarsipkan saja. Misalnya:
IH/PA
IH singkatan nama pengonsep surat yaitu Iin Hendrayani.
PA singkatan nama pengetik surat yaitu Purnama Alam.